Je suis productif : Monday (ou un autre ;) au service de vos résultats et bien-être au travail.
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Ce cas d’étude Monday est volontairement simple mais répond à un besoin primaire des entreprises : être capable d’estimer la charge de travail et la délivrabilité pour maximiser la satisfaction client. En tenant compte des conseils/astuces que je vous livre dans cet article, vous êtes en bonne voie pour gagner en résultats et en bien-être au travail.
Qu'elle soit une injonction à être efficace ou à contrario, une stimulation que l'on peut trouver dans l'organisation de son travail, la productivité, peut culpabiliser (d'un point de vue environnemental notamment), effrayer (suis-je assez efficace ? que pense mon supérieur, mon équipe, mon client ?) ou même déshumaniser (suis-je qu'une ressource dans un tableau ?).
Le monde de l'entreprise impose de faire plus (de résultats) avec moins (d'argent et de temps) en ne broyant pas l'humain (et l'environnement) au passage.
Je propose ici, et avec modestie, d'apporter des éléments à cette équation : une approche pratico-pratique de la notion de productivité individuelle afin d'en tirer des bien-être à moyen terme (gain de temps, charge mentale, concentration, etc.). Pour ce, je vous propose d’étudier un cas d’exemple sur l’outil de gestion de tâches Monday.
Sommaire
Conseils avant d’implémenter des outils
Ce qui est formidable dans l’adoption de nouveaux outils, c’est qu’il faut d’abord commencer par des échanges humains. Je vous vois déjà cogiter sur « John » membre de votre équipe, réfractaire au changement ou avec des idées bien arrêtées sur tout…
Voyez cela comme une opportunité de mieux se connaître et d’accroître la robustesse de votre équipe. C’est l’occasion de s’écouter et de voir ce que chacun peut attendre d’outils comme Monday.
Conseil 1 : Implication de l’équipe
Commencez donc par un point d’équipe intitulé : « qu’attendez-vous d’un outil comme Monday ? » Prenez des notes et voyez si l’outil peut répondre aux attentes de chacun. J’insiste sur ce point.
Admettons que vous omettiez les remarques de John concernant Monday. Par expérience, cela se traduira par son désengagement vis-à-vis de l’outil et par conséquent des calculs incomplets dans Monday. Venant d’un seul individu, c’est encore gérable. En revanche, à partir de 2 ou 3, cela devient un véritable enfer !
Commencez donc par un point d’équipe intitulé : « qu’attendez-vous d’un outil comme Monday ? »
Conseil 2 : Démonstration à l’équipe
Une fois que vous avez pris en considération les remarques de tout le monde. Il est temps de créer des cas d’exemple dans l’outil concerné afin de revenir vers chaque collaborateur en lui montrant un exemple du traitement de sa contrainte dans l’outil « par rapport à la contrainte dont tu m’as fait part, que penses-tu de… ».
Votre premier objectif est donc que chaque membre de votre équipe s’approprie l’outil. Je ne dis pas que c’est facile. Soyez donc créatif et patient dans votre approche car l’atteinte de cet objectif est la première clé de la réussite, peu importe l’outil à mettre en place.
Votre premier objectif est donc que chaque membre de votre équipe s’approprie l’outil.
Conseil 3 : Organisation claire en tête
J’adore les outils de gestion de projet car ils m’apportent de la sérénité ! Mais je tiens à vous dire une chose : que ça soit Monday, Jira ou un autre, mieux vaut avoir une organisation claire en tête car l’outil ne solutionne pas les problèmes à notre place, qui plus est avec l’approche spécifique nécessaire à chaque métier.
Un outil comme Monday est capable d’afficher, de calculer et de fluidifier. Il ne raisonne pas (encore). Gardez bien cela en tête car c’est la deuxième clé de réussite de l’implémentation d’un outil : si l’organisation est claire dans votre tête, il vous aidera, sinon il vous fera perdre (beaucoup) du temps.
Un outil comme Monday est capable d’afficher, de calculer et de fluidifier. Il ne raisonne pas (encore). Gardez bien cela en tête car c’est la deuxième clé de réussite.
Besoin de grain à moudre sur ces questions ? On peut probablement avoir des échanges enrichissants !
Tous vos projets sont désormais saisis dans Monday. Veillez à ce que pour chaque tâche, 3 critères soient renseignés : la personne, l’échéance, l’estimation de temps.
Ensuite allez dans « Administration/Général/Horaires de travail » et créez un calendrier par collaborateur. Pourquoi ?
Car dans votre calcul de charge de travail et de délivrabilité, si vous ne tenez pas compte des horaires, des 5 semaines de congés et des 10 jours fériés auxquels vos équipiers ont le droit, vous allez annoncer des délais intenables.
Le challenge sur cette partie :
- Mettre à jour régulièrement les congés de chaque collaborateur sur l’outil (ou leur demander de le faire !)
Etape 1 : Saisir vos projets
Disons que vous avez 2 projets : une refonte de votre site ecommerce, une création du support de présentation commerciale.
Créez un tableau par projet dans la section Monday Dev.
Dans chaque tableau/projet, commencez par définir les groupes de tâches en les intitulant par le nom de vos user story* puis saisissez vos tâches.
*Vous n’êtes pas familier avec l’agilité ? C’est le moment de s’y mettre ! Je rédigerai un article spécifique à ce sujet bientôt.
Autre astuce, les premières user story que vous rédigez (avec leurs tâches), doivent constituer le produit minimum viable (MVP, j’y reviendrai aussi dans l’article dédié à l’agilité).
Votre MVP représente la version la plus simplifiée d'un produit/projet, contenant juste assez de fonctionnalités pour répondre aux besoins essentiels des utilisateurs initiaux.
Pourquoi vous ne devez pas faire l’impasse là-dessus ? Car vous voulez respecter les délais que vous annoncez.
Les challenges que vous allez devoir surmonter avec votre équipe :
- L’harmonisation de la mise en forme des projets dans l’outil (libellés de colonnes, de statuts, de priorités, etc.). Traiter cet aspect avant de tout saisir car cela vous permettra de filtrer les informations facilement et avec moins d’erreurs.
- La mise à jour des tâches : quand on est absorbé par le travail, on a tendance à oublier de mettre à jour les estimations, les statuts, etc.
Stop, on respire !
Besoin de grain à moudre sur ces questions ? On peut probablement avoir des échanges enrichissants !
Etape 2 : Créer les calendriers de vos collaborateurs
Passé ce constat, prenons un exemple typique de ce que l’on pourrait attendre de Monday : l’évaluation d’une charge de travail sur une équipe et une période donnée pour gagner en visibilité sur des délais à annoncer à vos clients ou à votre direction.
Je suppose ici que vous avez suivi mes conseils précédents avant d’implémenter l’outil, à savoir : implication de votre équipe, démonstration et organisation claire en tête.
Dans l’exemple ci-dessus, la personne est disponible 9h x 4 jours/semaine soit 144 heures/mois. Cependant, Monday compte environ 40 minutes de pause/jour.
Gardez en tête qu’une personne ne peut pas produire 7/7j et 24/24h. Elle a également des échanges en réunion, des maladies, etc. Pour ces raisons, dans cet exemple, nous laissons le mercredi décoché.
Vous pourriez gérer ces facteurs d’une autre manière. Par exemple, en réduisant les plages horaires.
Etape 3 : Visualiser la charge de travail
Maintenant que vous projets sont saisit et que les calendriers de votre équipe sont renseignés, vous pouvez visualiser votre charge de travail par collaborateur.
Admettons que nous sommes au mois d’avril et que vous souhaitiez préparer le mois de mai.
Dans la section Monday Work Management, créez un nouveau tableau de bord.
Vous allez être invité à connecter les tableaux à ce tableau de bord. Cochez alors les tableaux/projets en question.
Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter un widget » puis sur « Plus de widget ».
Dans la barre de recherche, saisissez la requête « charge de travail » puis cliquer sur « Ajouter un widget » dans l’encart du widget « Charge de travail ».
Maintenant, il nous faut configurer quelques paramètres.
Allez dans « Paramètres » puis dans « Effort et capacité ».
Paramétrez le critère « Mesurer l’effort par » sur « Effort ». Cela va nous permettre d’évaluer la charge de travail en heures et non en nombre de tâches
Ensuite toujours dans la section « Effort et Capacité », paramétrez le critère « Capacité » sur « Horaires de travail ».
Cette partie est très importante car c’est en faisant ce paramétrage que vous reliez la charge de travail aux calendriers que vous avez renseigné à l’étape 2.
Nous constatons dans la capture ci-dessus que le planning de la personne affiche un rond rouge. Elle ne sera pas capable d’encaisser la charge de travail sur le mois de mai.
Au survol de ce rond rouge, on constate que sa charge est de 136 heures alors qu’elle ne peut travailler que 133 heures. La mention « 4d » à côté du pictogramme « palmier » signifie qu’elle est absente 4 jours sur cette période.
Afin d’équilibrer la charge, il faut donc soit décaler des tâches au mois suivant soit réattribuer des tâches sur une autre personne. Dans cet exemple, je choisis de réattribuer la tâche « Spécifications fonctionnelles » à une autre personne (en cliquant dessus, j’accède à ses propriétés).
Désormais la charge est équilibrée (ronds de couleur bleue).
En bref
Ce cas d’étude Monday est volontairement simple mais répond à un besoin primaire des entreprises : être capable d’estimer la charge de travail et la délivrabilité pour maximiser la satisfaction client.
En tenant compte des conseils/astuces que je vous livre dans cet article, vous êtes en bonne voie pour gagner en résultats et en bien-être au travail.
Je ne dis pas que l’implémentation et les premières semaines seront faciles mais à moyen terme, le jeu en vaut la chandelle.
(Nous ne touchons pas de revenus en citant Monday dans cet article. Cet article a été rédigé en toute indépendance.)
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Frédéric Blancheton
Chef de projet digital chez Appy, agence web à Toulouse. 10 ans en tant qu'intégrateur, chef de projet puis directeur technique. Passionné par l'environnement.