Quelles méthodes pour rédiger des spécifications fonctionnelles de qualité ?

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J’ai récemment eu des échanges avec des anciennes connaissances qui me racontaient leurs déboires lors de développement de projets e-commerce et ERP. Cela m’a donné envie de rédiger une série d’article.

Aujourd’hui, je ne vais pas vous convaincre de l’importance des spécifications fonctionnelles dans le développement web car vous en êtes déjà convaincu. Je vais détailler ici les méthodes pour rédiger des spécifications fonctionnelles de qualité.

L’objectif ? Limiter votre prise de risque lors du développement d’un nouvel outil, que celui-ci soit un site e-commerce, un ERP, etc., peu importe sa taille.

Je vais rappeler la définition des spécifications fonctionnelles : c’est la description des fonctions d’un outil en vue de sa réalisation. On les appelle SFG («générales») pour le donneur d’ordre, SFD («détaillées) pour l’exécutant.

Cette définition pose un premier point d’attention : pour décrire des fonctionnalités, il faut savoir qui va les utiliser et avoir effectué un travail préalable de consultation des utilisateurs. Et attention, c’est la partie qui saute le plus souvent.

Dire que l’on a faim, ou dire que l’on a envie d’une pomme, ou dire que l’on a envie d’une pomme épluchée coupée en morceaux ne donnera probablement pas les mêmes indications à notre interlocuteur.

La formalisation et le degré de précision de ces besoins dans le cahier des charges, va engager notre interlocuteur à nous poser telle ou telle question, à lever plus de points à éclaircir dans la rédaction des spécifications fonctionnelles.

De cet exercice né la réduction des risques que l’on prend en confiant le développement d’un nouvel outil ou site e-commerce à une agence web ou à tout autre prestataire. Les spécifications fonctionnelles impactent la réussite du projet, mais surtout son ROI et donc la pérennité de votre activité (ou une partie).

La rédaction des spécifications fonctionnelles lève également le sujet de la gestion de projet : comment aborde-t-on le projet ? Cycle en V ou agilité ?

Avec la méthodologie cycle en V, on va rédiger la totalité des spécifications fonctionnelles en début du projet. Il faut penser à tout depuis le départ. On comprend facilement les avantages et limites d’un tel exercice. D’un côté, on réalise un travail d’anticipation rassurant. De l’autre, on est plus sujet aux oublis…

Avec la méthodologie agile, on va rédiger des spécifications pour un minimum viable qui répond aux besoins vitaux du projet. Une fois que l’on aura fait cela, on se concentrera sur d’autres besoins. On construit brique par brique. Avantage : on avance plus rapidement avec moins d’éparpillement. Inconvénient : c’est plus effrayant car on peut rater un aspect en n’ayant pas une réflexion globale incluant toutes les briques.

Les différentes parties prenantes, ayant des intérêts différents, vont «pousser» le développement de l’outil sur telle ou telle route. Une route qui n’est pas forcément celle que vous souhaitez. C’est souvent insidieux et c’est comme cela que l’on se retrouve parfois loin du MVP : à vouloir contenter les besoins de tout le monde, tout de suite, on ne contente personne et surtout pas le succès du projet.

Chaque partie prenante doit être consultée afin de ne pas se retrouver avec des attentes non traitées : les utilisateurs, les membres de l’équipe en interne, la direction, les prestataires, etc.

Cet exercice permet également de ne pas se mettre en défaut. Une personne/partie prenante ne peut pas reprocher à un outil qu’il ne répond pas à tel ou tel besoin si elle a participé à des réunions pour donner son avis ou ses besoins dans le cadre des spécifications fonctionnelles.

Une seule personne doit avoir la charge de la rédaction des spécifications fonctionnelles afin de superviser le travail global. En revanche, chaque partie prenante doit les réviser et apporter des corrections en cas de zones d’ombre.

Réviser à plusieurs suppose que les échanges doivent être fluides. Oublions les emails dans lesquels on se perdra facilement et préférons des outils collaboratifs permettant à chacun de laisser ses commentaires, ses questions, etc.

Si l’on applique l’ensemble des principes proposés ci-dessus, la validation ne pose en principe pas de problème. On ne se retrouve ainsi pas à multiplier les questionnements et les aller-retours chronophages au moment d’apposer sa signature de validation.

Il y a beaucoup à dire sur la rédaction des spécifications fonctionnelles. Avant de parler de points spécifiques comme des diagrammes de flux, des critères d’acceptation, etc., on constate souvent que les fondamentaux sont traités partiellement : la consultation de toutes les parties prenantes, la formalisation de ce qui apparaît comme du détail, et la méthode de gestion de projet.

Une fois passé cela, on peut aller plus loin en utilisant des checklists comme celle que je vous propose. Gardons en tête que ces spécifications fonctionnelles sont déterminantes pour la réussite du projet : délai, ROI et relation long terme entre l’entreprise et le prestataire de développement.

Quels sont les meilleurs outils pour rédiger des spécifications fonctionnelles de haute qualité ?

Les meilleurs outils pour rédiger des spécifications fonctionnelles incluent des logiciels de traitement de texte comme Microsoft Word et Google Docs, des outils de gestion de projet comme Jira et Trello, des outils de wireframing comme Balsamiq et Figma, des outils de diagrammes comme Lucidchart et draw.io, ainsi que des plateformes de collaboration comme Slack et Confluence. Chaque outil offre des fonctionnalités spécifiques qui peuvent améliorer la clarté, l'organisation et la collaboration autour des spécifications fonctionnelles.

Comment les méthodologies de gestion de projet comme Agile et Scrum peuvent-elles aider à rédiger des spécifications fonctionnelles de haute qualité ?

Les méthodologies de gestion de projet comme Agile et Scrum permettent une rédaction itérative et collaborative des spécifications fonctionnelles. Elles favorisent une communication constante avec les parties prenantes, des révisions fréquentes et l'adaptation aux changements. Ces méthodes permettent de s'assurer que les spécifications sont toujours alignées sur les besoins actuels du projet et de réduire les risques d'erreurs ou d'omissions.

Quelles sont les meilleures pratiques pour s'assurer de la clarté et de la précision des spécifications fonctionnelles ?

Pour garantir la clarté et la précision des spécifications fonctionnelles, il est important d'utiliser un langage simple et direct, d'éviter les ambiguïtés, et de structurer les documents de manière logique. L'utilisation de modèles et de gabarits standardisés peut également aider. Impliquer toutes les parties prenantes dès le début et valider régulièrement les spécifications avec elles est crucial pour s'assurer qu'elles répondent aux attentes et aux exigences.

Quels sont les avantages d'utiliser des outils de wireframing et de prototypage pour rédiger des spécifications fonctionnelles ?

Les outils de wireframing et de prototypage comme Balsamiq et Figma permettent de créer des représentations visuelles des interfaces utilisateur. Cela aide à clarifier les exigences fonctionnelles et à s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent bien les fonctionnalités prévues. Ces outils facilitent également la détection précoce des problèmes potentiels et permettent d'ajuster les spécifications avant de passer à la phase de développement.

Comment puis-je valider et réviser efficacement les spécifications fonctionnelles ?

Pour valider et réviser efficacement les spécifications fonctionnelles, il est recommandé de procéder à des révisions par les pairs, d'organiser des réunions de validation avec les parties prenantes et d'utiliser des checklists de vérification. Ces pratiques permettent de s'assurer que les spécifications sont complètes, précises et répondent aux besoins du projet. Documenter les retours d'expérience et mettre en place un processus d'amélioration continue aide également à maintenir la qualité des spécifications fonctionnelles.